При смене руководителя и главного бухгалтера Управляющей организации (УК, ЖСК или ТСЖ) нередко возникают сложности с передачей дел.

Сегодня в актуальной теме разбираем какие документы нужно истребовать с прежнего главного бухгалтера и председателя ЖСК при смене руководства. И ответим на следующие вопросы:

1. Какие документы по бухгалтерии должны передаваться при смене главного бухгалтера и председателя ЖСК?

2. Как принимается отчетность, хранящаяся в электронном виде, нужно ли ее распечатывать?

3. Как оформляется непредоставление отчетности за предыдущие отчетные периоды?

 

Если причины смены председателя ТСЖ, ЖСК или руководителя УК ясны, то смена в УО главного бухгалтера происходит, как правило, в двух случаях:

• - при смене руководителя (председателя);

Нередко новое руководство желает поставить «своего» человека для ведения учета и финансовых дел в УО, не доверяет сотруднику, который работал с прежним руководством.

• - при увольнении сотрудника по причине утраты доверия и/или неисполнения должностных обязанностей, а также по собственному желанию.

О должностных обязанностях бухгалтера ТСЖ и УО мы рассказывали ранее в статье «Что должен выполнять бухгалтер в УО (ТСЖ,ЖСК и УК)».

Какие документы по бухгалтерии должны передаваться при смене главного бухгалтера и председателя ЖСК или ТСЖ?

В большинстве случаев смена бухгалтера представляется «стрессом» для организации, но не стоит переживать.

 Для вашего удобства мы подготовили список документов, которые нужно получить от бухгалтера при увольнении:

1) выгрузка базы, где велся бухгалтерский и налоговый учет организации на текущую дату.

В первую очередь, при смене главбуха в ТСЖ или ЖСК нужно получить базу. Ведь там содержится все самое важное: вся информация о взаиморасчетах, поступивших оплатах, начислениях, отчетность организации и пр. В большинстве случаев бухгалтерию ведут в 1С, но бывают и отдельные специализированные программы, например, Рарус.

В некоторых случаях используются облачные сервисы (web-сервисы). В этом случаем достаточно будет получить логин и пароль доступа в сервис или web-версию программы.

2)  акты сверок с контрагентами и РСО на окончание последнего отчетного периода или года. Например, акты сверок на 31.12.2023 г.

3) применяемые тарифы для начисления ЖКУ - городские или утверждены протоколом собрания. Если тарифы установлены протоколом, то нужно получить данное документальное подтверждение законности применяемых тарифов.

4) реестр собственников и площади квартир, реестр членов ЖСК или ТСЖ;

Реестры могут быть как у бухгалтера, так и у руководителя УО или председателя.

5) список сотрудников с окладами для начисления и даты выплат зарплаты. Сданная отчетность по кадровому учету за весь период существования УО;

6) Бухгалтерская и налоговая отчетность УО, которая подавалась в ФНС, СФР (ранее ФСС И ПФР) за последние 5 лет.

7) выписки из банка за прошедший год;

Выписка пригодится, чтобы проверить правильность ведения учета и отражения всех операций на счетах учета, в случае если была смена банка и доступа к выпискам в онлайн-банке уже нет.

Важно знать:

Обратите на срок, за который Вам придётся принимать или передавать документы – это не менее, чем за 5 предыдущих лет. Например, вы передаете или принимаете дела в 2024 году, значить документы, которые должны быть переданы датированы 2019-2023 гг.  

При этом обратите внимание, что срок хранения личных дел сотрудников, трудовых договоров - 75 лет, а документы по аттестации рабочих мест - 45 лет. Это значит, что передать или принять вы должны такие документы с момента образования управляющей организации.

Доступы, которые могут понадобится для работы бухгалтера и нужно иметь:

1) в программу или систему, где производились начисления в формате логин и пароль;

В случае, если начисления собственникам за ЖКУ велись в стороннем ПО (программного обеспечении)

Если начисления ведутся в РКЦ, то у бухгалтера должен быть отдельный доступ в личный кабинет. Такой доступ также необходимо получить.

2) в систему ЭДО (электронного документооборота);

Обычно доступ в ЭДО осуществляется либо по ЭП (электронной подписи) организации либо по логину и паролю.

3) в личные кабинеты РСО (при наличии);

Используется для передачи показаний ОДПУ в РСО, получении закрывающих документов и счетов. Также доступы в формате логин и пароль.

4) в личный кабинет региональной соцслужбы, куда передается информация о начислениях, оплатах жильцов и наличии или отсутствии задолженности за ЖКУ, установленной судебным актом, за последние 3 года. Эта информация впоследствии используется для выплат субсидий за ЖКУ;

Например, в Самаре и Самарской области используются специализированная система для подачи данных о начислениях и долгах за ЖКУ.

Важно:

При этом не стоит исключать необходимость размещения информации о начислениях и долгах в ГИС ЖКХ. При передаче данных через специализированную систему обязанность направлять ответы на запросы соцслужб в ГИС ЖКХ остается за УО, ТСЖ и ЖСК.

 

Мы рекомендуем, Вам чтобы не терять время, сразу как только вы узнаете, что главный бухгалтер увольняется назначьте комиссию, которая будет проводить инвентаризацию в УО.

Подробно о том, как провести смену бухгалтера в УО рассказывали в статье Смена бухгалтера в ТСЖ, ЖСК. Передача дел. Пошаговая инструкция для УО.

Документы, которые должен передать предыдущий руководитель или председатель

1) Уставные и регистрационные документы УО;

2) Кадровые документы (могут находится в т.ч. и у бухгалтера);

3) Технический паспорт на МКД, техническая документация на сети МКД, данные по ОДПУ и документы к ним;

4) Акты проверок контрольных и надзорных органов;

5) Договора с контрагентами (например дератизация, уборка, видеонаблюдение, охрана и т.п.);

6) Сметы доходов и расходов;

Желательно получить от бухгалтера или председателя/руководителя УО смету на текущий год. Например, если смена бухгалтера в УО происходит в 2024 г., то смета необходима за 2024 г.

Не лишним будет получить также смету за предыдущий год (например, 2023 г) для проверки корректности сдачи отчетности и отчета об исполнении сметы.

7) Плановые и внеплановые мероприятия текущего года (что запланировано в МКД. Как правило в смете на год отражаются дополнительные;

8) Данные по общим собраниям собственников МКД за весь период действия УО, протоколы ОСС и ОСЧ, а также заседаний правления для ТСЖ и ЖСК;

9) Доверенности, действующие на период передачи дел;

10) Данные по судебным разбирательствам (если есть текущие дела).

 

Как принимается отчетность, хранящаяся в электронном виде, нужно ли ее распечатывать?

Смена бухгалтера в ТСЖ, ЖСК. Передача дел. Пошаговая инструкция для УО

Смена председателя ТСЖ. Передача дел