Все руководители Управляющих Организаций сталкиваются со сменой главного бухгалтера (бухгалтера) в разное время и по разным причинам:

• заявление об увольнении по своей инициативе
• необходимость лечения, длительность которого не определена, или декретный отпуск
• увольнение по инициативе работодателя
• переезд
• выход на пенсию 
• недовольство собственников
• и т.д.

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении бухгалтера может иметь негативные последствия как для ТСЖ, так и для ЖСК и СНТ. Важно учесть все нюансы вашей работы!

В законодательстве прямо не регламентируется, как должны быть организованы прием и передача дел при смене  бухгалтера УО. И неважно кого вы выбрали взамен, штатного сотрудника или аутсорсинговую (бухгалтерскую) компанию, провести передачу дел нужно обязательно иначе впоследствии трудно будет найти виноватых. А разобраться в хитросплетениях еще сложнее...

Итак, сегодня мы приведем в нашей статья пошаговую инструкцию с образцами документами передачи дел между бухгалтерами с комментариями.

ПОШАГОВЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ БУХГАЛТЕРА ТСЖ, ТСН, ЖСК И СНТ.

1. Отмена доверенностей

Как правило на бухгалтера УО выдано немало доверенностей. Это могут быть как доверенности на представление интересов ТСЖ, ЖСК или СНТ в контролирующих органах (ФНС, ПФР, ФСС, ГЖН и иные), так и на получение материальных ценностей.

Отмените все доверенности, оформленные на покидающего вашу организацию сотрудника. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов.

2. Отмена доступа в банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом доступа в банк-клиент, а тем более с доступом к подписи платежных поручений – необходимо отозвать, выданный доступ, и переоформить карточку с образцами подписей в вашем банке. До сих пор в некоторых компаниях подпись руководителя УО не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Помимо этого необходимо будет переоформить электронные ключи для Банк-Клиента, в случае если доступ в банк-клиент осуществлялся при помощи токена. 

3. Ознакомление с должностной инструкцией или договором оказания услуг

Ознакомьте нового главного бухгалтера с должностной инструкцией или внимательно ознакомьтесь с договором на бухгалтерское обслуживание, если договор на дальнейшее ведение бухучета в УО заключается с юридическим лицом.

Советуем привлечь к данному этапу юриста. Квалифицированный юрист с опытом в сфере ЖКХ сможет предусмотреть для вас все договорные риски при смене бухгалтера.

Если у вас нет юриста в организации, то вы всегда можете обратиться к юристам ЖКХ-Проф. 

Специалисты с опытом в ЖКХ помогут вам учесть все нюансы перехода от одного исполнителя к другому, проконсультируют по вопросам ведения деятельности вашей УО, а также смогут защитить ваши интересы в претензионном порядке и в судебных разбирательствах.

4. Составление приказа

Далее необходимо издать приказ о передаче дел и ознакомить с ним бывшего главбуха УО и представителя бухгалтерской компании или нового штатного сотрудника.

Хорошо если у Вас в ТСЖ (ЖСК или СНТ) принято Положение о приеме-передачи дел при смене главного бухгалтера и там прописан порядок и срок. Такое положение можно принять один раз на общем собрании ТСЖ, ЖСК или СНТ и в дальнейшем работать по этому положению. Образец Приказа о передаче дел и Образец примерного положения о приеме-передаче дел при смене главного бухгалтера вы можете скачать ниже в статье.

К обязательным атрибутам приказа о передачи дел бухгалтера ТСЖ, ТСН, ЖСК или СНТ можно отнести:

• срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
• период, за который сформированы документы из описи.

5.  Инвентаризация

Следующим этапом необходимо провести инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Это критически важный этап и пропускать его нельзя. Инвентаризация и проверяется состояние учета в УО в программе в которой ведется учет ТСЖ и выявление сдачи/не сдачи отчетности в контролирующие органы.

Главный бухгалтер хоть и не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства, однако от ответственен  за ведение бухучета и отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности в ТСЖ, ТСН, ЖСК или СНТ. Инвентаризация поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым, соблюдалось ли ведение реестра задолженности собственников и/или перед РСО. 

Рекомендуем, помимо прочего, провести сверки по расчетом с бюджетом, а именно с ФНС, Пенсионным Фондом и ФСС, что нет задолженности у ТСЖ перед бюджетом. Также получить акты сверок с РСО и прочими поставщиками. Это поможет руководителю УО понимать есть ли долги и их размеры.

6. Передача документов, архива

Архив и текущая документация в УО не менее важны, как и реестр задолженности. Поэтому не меньшее внимание следует уделить передаче документации и архива.

Передать бухгалтер должен следующую документацию:

• договора с РСО и текущими контрагентами, которые оказывают услуги ТСЖ, ТСН, ЖСК или СНТ;
• выгрузку из базы, в которой велся бухгалтерский учет УО, и из программы начислений ЖКУ.
  Рекомендуем на месте проверить актуальность выгрузки, так как возможны обманы и передача недостоверных сведений от бывшего бухгалтера;
• выписки из банк-клиента за период работы
• реестры собственников и членов ТСЖ, ЖСК, СНТ (если они хранились у бухгалтера)
• распечатанные отчеты, поданные в ФНС, ГЖН, ПФР и иные фонды с отметками о приеме;
• иные документы, имеющиеся в ведении бухгалтера УО.

А также важно попросить все логины, пароли и доступы, которые имелись у бухгалтера. Например, ГИС ЖКХ, эл.почту УО, системы расчетов и пр.

В случае отсутствия документов, которые должны быть, необходимо взять объяснения с предыдущего главного бухгалтера. Да-да, увы, такие ситуации тоже бывают.

7.  Акт приема-передачи дел

Если все вышеперечисленные этапы по смене бухгалтера в ТСЖ, ТСН, ЖСК или СНТ  успешно пройдены, то можно переходить к составлению и подписанию Акта приема-передачи дел. Образец Акта риема-передачи дел можно скачайте у нас на сайте (см. ниже в статье прикрепленный файлы). 

Для вашего удобства мы разместили Акт приема-передачи дел в 2-х частях. 

Обязательно Акт составляется в 2-х экземплярах, один отдается предыдущими главному бухгалтеру, второй остается в УО.

            Запомните, что главный бухгалтер не вправе уйти не передав дела, но у Вас есть не мене двух недель на принятие дел, поэтому мы рекомендуем обязательно принять положение о передаче дел при смене главного бухгалтера. Обращаем внимание, что если у Вас главный бухгалтер уходит на пенсию, то он может не отрабатывать две недели. В этом случае мы рекомендуем, заранее у главного бухгалтера уточнить собирается он продолжить работать или пойдет на пенсию, чтобы иметь возможность подготовиться к уходу главного бухгалтера.

            Так будет выглядеть алгоритм переда дел, если вы уже нашли бухгалтера или бухгалтерскую компанию. 

Но что делать если вы еще ищите нового сотрудника, а время двухнедельной отработки главного бухгалтера уже подходит к концу. Мы рекомендуем, Вам чтобы не терять время, сразу как только вы узнаете, что главный бухгалтер увольняется назначьте комиссию, которая будет проводить инвентаризацию в ТСЖ, обязательно в состав комиссии включите членов ревизионной комиссии.

Иным, не менее удачным решением, будет выбор аутсорсинговой организации для ведения бухгалтерского учета в ТСЖ, ТСН, ЖСК или СНТ. 

Почему нанять бухгалтерскую компанию для ведения бухучета выгоднее, чем иметь бухгалтера:

1. Чистота для собственников

Собственники видят, что их уплаченные средства действительно идут на оказываемые им услуги. А бухгалтерская организация всегда ответит на их вопросы по начислению ЖКУ по эл.почте или телефону, ватсап или через личный кабинет жильцов.

2. Быстрота и оперативность ответов

В специализированных бухгалтерских организациях над задачами УО работает не один специалист, и ответы на запросы жильцов, их консультирование и выдача справок входят в обязанности и закреплены договором. В отличие от штатного бухгалтера, которые часто игнорируют обращения жильцов.

3. Экономия средств УО

Выбирая аутсорсинг бухгалтерского учета ТСЖ, ТСН, ЖСК и СНТ значительно экономят финансы - до 60-70% от затрат на бухгалтера и его обеспечение

• Не нужно оплачивать все зарплатные налоги, что экономит 43% от оплаты труда бухгалтера.
• Не оплачиваете работы программистов и сисадминов, так как есть собственная IT-служба и резервирование данных 
• не нужно приобретать ПО, часто дорогостоящее и обновления на него
  

4. Безопасность и конфиденциальность данных

5. Комплексный подход

6. Без отпусков, декрета и больничных

7. Низкая стоимость услуг - ведение комплексного бухгалтерского учета для УО от 15 000 руб/мес.