Как ТСЖ, ЖСК выбрать аутсорсинговую компанию

13.09.2023

Управляющие организации в сфере жилищно-коммунального хозяйства применяет аутсорсинг, чаще всего, в бухгалтерской, юридической сферах, а также по обслуживанию и содержанию МКД.

Если правильно выбрать компанию-аутсорсера, то можно передать многие функции управления МКД сторонней организации, что может быть очень выгодно и удобно для ТСЖ, ЖСК и УК. Это освободит не только время правления и руководства УО, но и сформирует дополнительные финансовые средства, которых так часто не хватает.

Ранее в своей статье мы уже рассказали про Аутсорсинг в ЖКХ. Какие функции ТСЖ, ЖСК могут передать на аутсорсинг. Читайте по ссылке.

Как не ошибиться с выбором? Как найти нужно профессионала на большом рынке? Что учесть при привлечении компании на аутсорсинг, чтобы получить максимальную пользу?

На что обратить внимание при выборе компании на аутсорсинг в ЖКХ

1. Опыт компании

В первую очередь, обратите внимание на опыт компании в сфере ЖКХ.

Сейчас на рынке появляется много компаний-новичков и частных лиц, которые предлагают оказание услуг для ТСЖ, ЖСК. Но не все компании, оказывающие услуги на аутсорсинге в сфере ЖКХ хороши. Особенно важно наличие опыта компании-аутсорсера в бухгалтерском и налоговом учете.

В чем плюсы сотрудничества с компанией, имеющей длительный опыт работы в сфере ЖКХ:

уже налажены связи с поставщиками-РСО и проверяющими органами
Позволяет быстрее и главное качественнее решить задачу, стоящую перед УО.

могут делиться опытом, чем принести немалую пользу.
Полезный совет опытного бухгалтера часто спасается десятки, а то и сотни тысяч рублей УО и жильцам.

законодательство отслеживают отдельные люди и все поправки не пройдут мимо.
Законы, регулирующие сферу жилищно-коммунального хозяйства меняются с такой скоростью, что руководителям УО никогда не угнаться за всеми изменениями. В профильных аутсорсинговых компаниях есть юристы, которые заняты отслеживанием изменений и своевременно информируют руководителя УО о нововведениях.

Аналогичная ситуация и с компаниями, оказывающими услуги по содержанию и тех.обслуживанию МКД.

О том, как важен длительный опыт в ЖКХ из нашего кейса работы с клиентом Почему не хватает средств на оплаты РСО? Кейс нашей работы с ЖСК из Санкт-Петербурга

2. Профессионализм сотрудников

Следующий важный фактор, на который нужно обратить внимание при выборе компании на аутсорсинге - это квалификация сотрудников.

Как председателю или правлению ТСЖ, ЖСК понять, что в выбранной компании, с которой планируется заключение договора, работают опытные и сильные профессионалы?

Главный и возможно единственный путь оценить профессионализм аутсорсера - поговорить с их клиентами или почитать отзывы. Как правило отзывам на сайтах доверять не стоит (они заказные в большинстве своем и не являются полным отражением ситуации).

Обращайте внимание на отзывы на поисковиках и специализированных сервисах – Яндекс, Гугл, 2GIS.

Но и там часто бывают заказные отзывы, но же от конкурентов, желающих избавиться от соперника.

Не бойтесь попросить предоставить контакты клиентов, с кем работает компания. Встретьтесь лично или просто поговорите по телефону. Однозначно, клиенты многое расскажут и Вам сразу станет ясно стоит ли доверять компании.

3. Обратите внимание, каков период существования фирмы и ее репутация;

Срок жизни компании тоже важен. Слабые с некомпетентными сотрудниками компании долго не живут. Если компания существует на рынке более 10 лет, значит команда сильная и они уже многое повидала.

Посмотрите награды и дипломы компании. Обычно есть на сайте либо в офисе компании-аусторсера.

Отзывы и общение с коллегами помогут определить репутацию компании-аутсорсера.

4. Как выстроен процесс работы в компании

Посетите офис, посмотрите, как работают специалисты, обратите внимание на сам процесс оказания услуг.

Обратите внимание сколько сотрудников в офисе компании-аутсорсера. Если офис представляет из себя маленький кабинет и 2 сотрудника, то вряд ли это успешная и стабильная компания. А значит и Вас они не сделают успешнее.

Не бойтесь задавать вопросы сколько сотрудников трудится в организации, какие профильные специалисты есть (специалист по ГИС, кадровик и тп), будет ли закреплен к вашей организации конкретный сотрудник, как происходит общение и пр.

5. Стоимость услуг, прозрачность и понятность цен

Зачастую чрезвычайно маленькая стоимость услуги завуалированно прикрывает дробление самой услуги на мелкие составляющие для того, чтобы потенциальный клиент положительно реагировал на более низкую стоимость. В итоге ряд нужных вам услуг не будет включено стоимость и придется доплачивать дополнительно.

Искусственно заниженная цена заинтересовавшей вас услуги может привести вашу компанию к более высокой цене за обслуживание.

Стоимость высококвалифицированной работы персонала всегда стоит денег. Компания, которая предлагает вести для вас бухгалтерский учет по стоимости театрального билета, однозначно, не сможет предоставить квалифицированную услугу реально работающей УК, ТСЖ или ЖСК.

6. Наличие профильных специалистов

Есть ли в компании-аутсорсере не только специалисты бухгалтерского учета, но и сотрудники сопутствующих специальностей: юристы, кадровики, специалисты по ГИС и пр.

7. Существует ли у компании сайт

Стоить обратить внимание на наличие сайта и того, как он ранжируется в выдаче (хороший показатель – первая/вторая страница в поисковике), его информационная обновляемость, представлены ли на сайте контакты и адрес местонахождения, есть ли удобный и оперативный способ связи и др.

Ведет ли компания социальные сети и какую информацию публикует.

8. Открытость компании

Смогут ли менеджеры выслать вам на электронную почту шаблон договора для ознакомления и анализа в удобной для вас обстановке тоже немаловажный фактор. Желание менеджеров заставить вас непременно подъехать в офис компании и на месте изучить/подписать договор должно насторожить.

Пообщайтесь с руководителем отдела бухгалтерии или сотрудником, который будет закреплен за вашей компанией, оцените то, как с вами разговаривают и насколько понятно отвечают на ваши вопросы. Выясните, как будет выстраиваться механизм взаимодействия, каким образом будет происходить обмен документацией и информацией, а также как будет осуществляться контроль за правильностью ведения учета.

Вывод

При веденные выше параметры, пожалуй, являются основополагающими для определения хорошей компании на аутсорсинг.

Отберите несколько компаний, предлагающих свои услуги на рынке бухгалтерского аутсорсинга. Это можно сделать через поисковые системы в интернете, получить рекомендации коллег, обратить внимание на рейтинги, статьи в профессиональных журналах и др.
ПАМЯТКА УНИВЕРСАЛЬНА и подходит не только для бухгалтерии, но и для других услуг, которые можно передать на аутсорсинг.

Когда у вас сформировался «пул» компаний-аутсорсеров, то оцените их по критериям, которые мы привели выше.

Это поможет вам сделать верный выбор!

Комплексное обслуживание ТСЖ, ТСН, ЖСК и СНТ

- Бухгалтерский и налоговый учет в ТСЖ, ЖСК и СНТ

- Опыт 14 лет в ЖКХ

- Начисление квартплаты и печать квитанций

- Раскрытие в ГИС ЖКХ по 209-ФЗ

- консультирование и рекомендации по работе ТСЖ, ЖСК и СНТ

- профильные специалист: юристы, ГИС, расчетный отдел и кадровики