Сейчас на рынке появляется много компаний-новичков и частных лиц, которые предлагают оказание услуг для ТСЖ, ЖСК. Но не все компании, оказывающие услуги на аутсорсинге в сфере ЖКХ хороши.

Особенно важно наличие опыта компании-аутсорсера в бухгалтерском и налоговом учете. О том, как ТСЖ и ЖСК правильно выбрать компанию на аутсорсинге рассказываем в этой статье Как ТСЖ, ЖСК выбрать аутсорсинговую компанию.

Покажем о том, как важен длительный опыт в ЖКХ из нашего кейса работы с клиентом – ЖСК из Санкт-Петербурга.

С чего все началось:

Правление ЖСК обратилось к нам, в Центр обслуживания БукКипер Проф, за помощью в ведении бухучета, так как образовалась большая брешь в бюджете кооператива.

У Правления и председателя были вопросы к бухгалтерскому учету:

• - почему не хватает средств на оплаты РСО, если все было рассчитано и заложено в смету;
• - почему по счетчикам ОДПУ информация одна, а в документах от Водоканала совсем другая.

Бухгалтер, в свою очередь, пояснить и дать исчерпывающие ответы на вопросы дать не могла. И пояснить о взаимодействии с ресурсниками также затруднялась.

Правление ЖСК приняло решение сменить штатного бухгалтера на профильную организацию.

Целями ЖСК было: навести порядок в бухгалтерском и налоговом учете – найти «брешь» в бюджете ЖСК, своевременно проводить оплаты в целях минимизации штрафов и уменьшить затраты ЖСК на оплату бухгалтера.

Сданную отчетность, как, впрочем, и бухгалтерскую базу, сотрудник ЖСК не передала (что очень характерно в таком положении дел), нам стало ясно что работа предстоит немалая – восстанавливать учет и налаживать систему учету придется с самого начала.

Что было сделано:

Имея опыт в ведении бухгалтерского учета предприятий ЖКХ более 10 лет, найти проблемные места в учете ЖСК и наладить в нуля учет было не сложно, но потребовало дополнительных затрат по времени.

1) Работа с поставщиками

В первую очередь связались со всеми поставщиками КУ, провели сверки.

И тут началось самое неожиданное… Выяснилось, что бухгалтер ЖСК с 2019 года не подавала показания ОДПУ в Водоканал и всему многоквартирному дому потребление рассчитывается не по фактически потребленным ресурсами, а по нормативу.

Согласно сверке с поставщиком ресурсов, переплата ЖСК составляет более 300 тыс. рублей только за текущий 2023 г. (для информации сверка проводилась в конце июня 2023 г.). Водоканал признал эту переплату и теперь несколько месяцев ЖСК может не думать об оплатах этому поставщику.

Вот и «брешь» бюджета ЖСК нашлась.

Если бы мы не обладали огромным опытом в сфере ЖКХ, то нам, вероятно, понадобилось бы немало времени на поиски причины недостатка средств в ЖСК.

2) Налаживание передачи данных по ОДПУ

Вторым пунктом в проблемах ЖСК было обозначено, что текущие показания ОДПУ в МКД и данные поставщиков разнятся. Как мы уже выяснили ранее показания не подавались и отсюда появилась неразбериха в показаниях.

Благодаря налаженным связям с РСО, оперативно восстановили доступы в личные кабинеты поставщиков КУ, сверили показания и запланировали график подачи показаний на будущие периоды.

Теперь показания ОДПУ в МКД, находящемся в управлении ЖСК, будут подаваться в строго указанный срок.

3) Своевременная оплата поставщикам

Одним из запросов ЖСК также было выстраивание оплаты поставщикам без задержек.

Не многие используют такую практику как платежный календарь. Именно ее мы и внедрили. Собрали перечень всех поставщиков, суммы оплат и сроки, запланировали в собственную систему тайм-менеджмента и поставленная задача решена.

4) Работа с жильцами и начисление квартплаты

На «горячую линию»* нам в первый же день поступило множество обращений от жильцов с жалобами на долги в квитанциях.

При сверке начислений и оплат было выявлено, что прежним бухгалтером оплаты вносились вручную в систему начислений и часть была упущена ввиду человеческого фактора.

Увы, бухгалтерам, не имеющим ранее опыта в ЖКХ и привыкшим работать в таблицах, сложно следовать технологическому прогрессу в ЖКХ.

*  «горячая линия» для жильцов – совокупность коммуникационных каналов, по которым жители напрямую могут связаться с бухгалтером и лично задать любой вопрос, касающийся начислений или оплат.

С нашими клиентами мы работаем по принципу полного комплекса и комфорта для УО и жильцов. Это значит, что все общение с жильцами по вопросам начислений ЖКУ и оплат мы ведем самостоятельно, без привлечения правления или председателя. Не всегда председатель сможет компетентно объяснить сумму начислений и отражение оплат – все эти задачи мы всегда берем на себя.