Подписчик новостного дайджеста «Управляй жильем качественно» Аркадий из г.Пермь задает вопрос:

"Председатель в нашем ТСЖ сменил паспорт. Нужно ли куда-то сообщать об этом?"

 Как и любой гражданин РФ председатель может сменить паспорт по ряду причин:

• изменились ФИО, дата и место рождения;
• при исполнении 20 или 45 лет;
• кардинальное изменение внешности;
• старый паспорт стал слишком ветхим, им больше нельзя пользоваться;
• в паспорте есть неточности или ошибки;

А также причиной замены может стать кража или утеря паспорта.

Сведения о председателе, как о руководителе юридического лица, содержаться во множестве документов, как внутри ТСЖ, так и за его пределами.

Замена паспорта руководителем ТСЖ/ЖСК повлияет, в первую очередь, на внешнее взаимодействие и непосредственно уставную деятельность ТСЖ.

Кого нужно уведомить о смене паспортных данных председателя ТСЖ:

- Банк

В банке данные о директоре, безусловно, есть и нужно известить его об изменениях, а вот электронную подпись заменять не всегда обязательно, как и карточку подписей.

Если меняется номер паспорта, то достаточно подать в банк анкету с новыми сведениями вместе с сопроводительным письмом. Эти данные банк фиксирует в своей системе и будет идентифицировать по ним руководителя.

Что будет, если не оповестить: У председателя будет отключен доступ к расчетному счету и ТСЖ не сможет использовать р/с для произведения оплат.

- Контролирующие органы (ФНС, СФР)

В ИФНС новые данные поступят автоматически, не нужно подавать никаких заявлений.

А вот с квалифицированной электронной подписью (КЭП или ЭЦП) возникнуть проблемы. Сейчас руководители получают ЭЦП в налоговой, поэтому при изменении паспортных данных, если председатель уже использует подпись от ФНС, то нужно за заменой обратиться в инспекцию. Выдадут новый сертификат также безвозмездно.

Что будет, если не оповестить: Блокировка ЭЦП, что повлечет за собой несвоевременную сдачу отчетности и как следствие пени, штрафы и недоимки.

С СФР (Социальный Фонд России, образованный после объединения ФСС и ПФР) есть важный нюанс — изменения в СНИЛС. При смене фамилии председатель должен обратиться в СФР для замены сведений, сделать это можно как лично, так и через ЭДО ТСЖ.

- Электронные сервисы (операторы ЭДО, использование ЭЦП)

Как уже ранее мы упомянули – при замене паспорта нужно будет заново выпустить ЭЦП (или КЭП), так как паспортные данные председателя фигурируют в выданной КЭП.

Оператора ЭДО необходимо также уведомить о смене паспортных данных. Замена паспорта может вызвать трудности при работе с операторами ЭДО.

Что будет, если не оповестить: Как и в ситуации с ЭЦП, если не оповестить оператора о смене данных, то сервисами ЭДО будет невозможно воспользоваться – отправка и подписание документов будут недоступны.

Что еще нужно знать?

Если с председателем заключен трудовой договор, то необходимо будет сделать дополнительное соглашение к нему, в котором указывается, что произошло изменение паспортных данных.

Предоставлять копию паспорта в бухгалтерию совсем не обязательно -  достаточно написать заявление, в котором председатель сообщит новые паспортные данные. А вот прикладывать копию паспорта не рекомендуется — закон о персональных данных против этого. В случае, если вы собираетесь оставить копию паспорта, то необходимо оставить согласие на хранение.