Товарищество собственников жилья (недвижимости) или ТСЖ/ТСН представляет собой некоммерческую организацию. Ее деятельность основана на нормах действующего гражданского и жилищного законодательства.

Как правило деятельность ТСЖ и ТСН ведется в соответствии с его внутренними документами, поэтому при оформлении такой документации следует ответственно подойти к этому вопросу.

Культура обращения с документами, документальным и архивным фондом компании – важный признак добросовестности и серьезности участника рынка ЖКХ-услуг.

Правление ТСЖ или ТСН, а также собственники, которые планируют создать товарищество в многоквартирном доме, должны знать какой перечень необходимых документов нужен для осуществления хозяйственной деятельности товарищества.

О том какие документы нужно иметь председателю ТСЖ/ТСН, как руководителю мы рассказываем в этой статье.

ПЕРЕЧЕНЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ТСЖ/ТСН

Список документов, которые должны иметь все ТСЖ и ТСН немалый. Для удобства проверки и фиксации наличия или отсутствия каких-либо документов мы подготовили стандартную номенклатуру дел в ТСЖ или ТСН с краткими пояснениями о содержании документа.

Номенклатура дел ТСЖ/ТСН:

1. Корреспонденция:  исходящая и входящая

Необходимо вести журнал учета входящих и исходящих писем и документов. По правилам ведения документооборота принято при поступлении письма или иного документа в ТСЖ присваивать входящий номер. Аналогично при отправке писем или документов нужно присваивать исходящий номер с фиксацией в журнале учета.

2. Документы Управления ТСЖ и ТСН

• - Правоустанавливающие документы ТСЖ;

Такие как Устав, Свидетельство о том, что товарищество внесено в ЕГРЮЛ, право на владение земельным участком, коды статистики и т.д.), а также печать ТСЖ/ТСН.

• - Внутренние ЛНА  (приказы, распоряжения, положения, инструкции, должностные обязанности). В том числе положение об обработке персональных данных  в ТСЖ/ТСН;
• - Протоколы заседаний правления ТСЖ/ТСН;
• - Протоколы ОСЧ ТСЖ/ТСН;
• - Протоколы ОСС МКД в ТСЖ/ТСН;
• - Реестр членов ТСЖ, Журнал учета заявлений о вступлении в члены ТСЖ/ТСН;
• - Реестр собственников МКД;
• -  Отчеты ревизионной комиссия ТСЖ/ТСН;
• - Журнал учета обращений для ознакомления с документами ТСЖ/ТСН.

3. Техническая документация МКД постоянного хранения

• - Технический паспорт МКД;
• - Техпаспорт на лифт, акты периодического технического освидетельствования лифтов (проводятся не реже 1 раза в 12 мес) – в случае наличия в МКД;
• - Схемы планировки;
• - Схемы внутридомовых инженерных сетей;
• - Акты ввода в эксплуатация общедомовых приборов учета (ОДПУ).

4. Документы бухгалтерского учета в ТСЖ/ТСН

• - Справка об открытии расчетного счета организации (при наличии спецсчета справки должно быть две справки). Реквизиты расчетного счета. Как правило оформляются на бланке организации;
• - Счета на оплату и Акты выполненных работ по договорам;
• -  Обязательные платежи членов/не членов ТСЖ (начисления, оплата, списки лицевых счетов, должники и т.д.);
• -  Отчеты в ФНС, ПФР, ФСС, ГЖИ. Допускается хранение в электронном виде при наличии отметки о принятии контролирующим органов (при наличии ЭДО);
• -  Зарплата;
• -  Авансовые отчеты.

5. Документы регистрационного учета, паспортный стол (при наличии)

• -  Свидетельства о собственности на жилые помещения (копии);
• -  Домовая книга МКД;
• - Журнал учета выданных справок, выписок и иных документов;
• -  Пр. документы.

6. Договора ТСЖ/ТСН с поставщиками и жителями МКД

• -  С организациями;

Данный перечень договоров можно разделить на две основные группы.

Первая группа договоров – проведение обслуживания, вторая – осуществление управления. Основное отличие данных договоров заключается в том, что касаемо первой группы обязательства по обеспечению жильцов коммунальными услугами берет на себя компания (договора с РСО). Если же говорить о второй группе договоров, то компания полноправно может принимать решения и распоряжаться денежными средствамим (текущий ремонт в доме, уборка, дератизация и пр.).

• - С собственниками не членами ТСЖ/ТСН;

Данный вид договоров заключается с собственниками помещений в МКД, не вступившими в члены ТСЖ, в целях содержания и ремонта общедомового имущества в доме.

• - С жителями МКД;

Договора на дополнительные услуги, оказываемые  ТСЖ или ТСН, в том числе на установку и оплату за ХВС, ГВС, стоки по ИПУ.

7. Документы по текущей финансово- хозяйственной деятельности ТСЖ/ТСН

• - Смета доходов и расходов ТСЖ, отчеты по выполнению сметы;
• - Журнал учета показаний ОДПУ на ХВС, ГВС, тепло, потребления электроэнергии МОП;
• -  Акты осмотров ОИ МКД;

8. Законодательные акты (ФЗ, Постановления, решения, приказы федеральных, региональных органов власти, ОМС), регламентирующие работу ТСЖ/ТСН.

9. СниПы, ГОСТы, Мет.рекомендаци и и т.д. по содержанию и ремонту жилого фонда.

Описанный в статье перечень необходимых документов для ТСЖ и ТСН, т.е. в процессе деятельности организации список документов может дополняться.

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТСЖ и ТСН

При ведении документооборота в ТСЖ и ТСН не стоит забывать и о правилах оформления документации:

1. Основные виды документов товарищества и их реквизиты должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. 

2. Наименование товарищества собственников жилья указывается в точном соответствии с его Уставом. Допускается сокращённое наименование, установленное Уставом и зафиксированное в выписке из ЕГРЮЛ

3. Датой документа товарищества является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом (общим собранием членов ТСЖ, правлением товарищества) – дата его принятия, для утверждаемого документа – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, например, председателем правления или главным бухгалтером ТСЖ. Необходимо помнить, что документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена иная дата.

4. Даты подписания, утверждения, согласования документа товарищества, а также даты, содержащиеся в тексте должны оформляться цифровым способом (например, 10.08.2022 г.).

5. В документах ТСЖ финансового характера применяется словесно-цифровой способ написания дат: 10 августа 2011 г. При ссылке в тексте на правовой акт, хозяйственный договор ТСЖ или иной документ дата проставляется следующим образом: договор N36-Д от 01.03.2011 г.

6. Исходящие документы ТСЖ оформляются только на официальном бланке организации

7. Документы, направляемые сторонним организациям от имени ТСЖ, подписываются председателем правления, его заместителем или лицом, уполномоченным на это. В состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например, – Председатель правления ТСЖ «_____» (В.В.Иванов).

8. Финансовые документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером ТСЖ.

Это только некоторые требования делопроизводства в товариществе собственников жилья. Если вам интересно, чтобы наши эксперты рассмотрели более подробно о документообороте ТСЖ, ТСН и ЖСК и его особенностях, то напишите нам на почту info@gkhhelp.ru