В условиях пандемии многие организации стараются организовать удаленную работу сотрудников из дома. Но для управляющих организаций не все так просто. ТСЖ, ЖСК и УК являются непрерывно действующими предприятиями, связанными с ежедневным обслуживанием населения, круглосуточным дежурством.

Совсем прекратить обслуживание МКД, находящихся в управлении не можем, и не имеем право. Даже в столь непростой ситуации.

Сотрудники ТСЖ, ЖСК и УК должны в штатном режиме убирать подъезды и придомовые территории, выполнять аварийные и иные заявки жителей домов, вести расчёты за ЖКУ, круглосуточно вести аварийно-диспетчерское обслуживание. Это позволит всем жильцам МКД быть спокойными в своей безопасности и с  комфортом проводить время на карантине.

Но всё же часть коллектива имеет возможность трудиться дистанционно. В этой статье, как с помощью современных технологий можно организовать удалённую работу сотрудников УО.

Какие сотрудники УО в условиях пандемии могут работать дистанционно, а какие продолжают работать в штатном режиме?

Как мы уже говорили ранее все УО не могут остановить работу даже в условиях пандемии и отправить всех сотрудников на удалённую работу, прекратив полностью контакты с людьми.

В штатном режиме должна происходить уборка подъездов и придомовых территорий, выполняться аварийные и иные заявки жителей домов, вести расчёты за ЖКУ, круглосуточно вести аварийно-диспетчерское обслуживание. Это позволит людям, работающим из дома или находящимся на карантине/в самоизоляции, провести это время с максимальным комфортом и в безопасности.

В штатном режиме рекомендуется продолжать работать следующим сотрудники УО:

- аварийно-ремонтные бригады

- обслуживающего дома персонала (дворники, уборщицы и др.)

Важным условием для изменения режима труда является наличие возможности у человека выполнять свои обязанности из дома: технической и организационной.

 

На дистанционную работу можно перевести след.категории сотрудников

(если внутренние процессы Вашего ТСЖ, ЖСК или УК позволяют сотрудникам работать из дома):

- Аварийно-диспетчерскую службу, предварительно организовав приём звонков и обращений с помощью IP-телефонии, виртуальными АТС и с помощью иных средств коммуникации;

- Юристов, паспортистов;

- Бухгалтерию (если услуги бухгалтерского учета предоставляет специализированная компания, то вам не нужно об этом беспокоиться)

- Управляющий персонал, отдел по работе с клиентами;

- иные вспомогательные подразделения.

 

Как организовать перевод на дистанционную работу:

Сейчас самое главное – обеспечить бесперебойность оказываемых ЖКУ всем жильцам и собственникам в обслуживаемом МКД.

Мы подготовили для вас ряд советов, которые помогут настроить удаленную работу сотрудников:

1. Диспетчеры могут принимать заявки онлайн и по телефону с помощью виртуальной АТС или IP-телефонии, и тут же направлять их аварийно-ремонтным бригадам, отслеживая дистанционно их исполнение и перемещение бригад.

2. Виртуальные АТС помогут руководителям УО отслеживать обращения жильцов, срок их исполнения всеми подразделениями УО

3. Размещение в ГИС ЖКХ также можно делегировать специализированной компании, либо организовать удаленное рабочее место для сотрудника, в чьи функции это входит.

4 Минимизировать личные контакты с жильцами помогут приложения для подачи показаний ИПУ (Эллис, КВАДО и тп.)

5. Для приёма обращений и заявок от жильцов помогут спец. виджеты для сайтов и соц.сетей

6. Наладить общение и обмен информацией между сотрудниками ТСЖ, ЖСК и УК помогут мессенджеры, группы в соцсетях, или бесплатные сервисы, например, «Discord».

Получается, что для перевода части сотрудников на дистанционную работу управляющей организации, использующей, необходимо позаботиться только о том, чтобы у сотрудников на «удалёнке» был рабочий компьютер/ноутбук, телефон и при необходимости наушники с гарнитурой.

Но не стоит забывать и о том, что ТСЖ, ЖСК и УК необходимо дополнительно противодействовать распространению вирусной инфекции для защиты своих жильцов, собственников и сотрудников.

Меры противодействия распространению вируса со стороны ТСЖ, ЖСК и УК:

1.      Проводить дезинфекцию подъездов и придомовой территории МКД.

Подробнее мы рассказывали о мерах профилактики в этой статье Профилактика коронавируса в жилом доме.Рекомендации для УО

2.      Переход на дистанционное (онлайн) обслуживание клиентов: приём обращений и заявок по телефону, через сайт, мобильные приложения, мессенджеры и соцсети и по электронной почте. Приостановить личный приём жильцов в офисах и представительствах.

3.       Информирование жильцов и собственников МКД о мерах защиты от коронавируса, а также о квартирах, которые находятся на карантине, если у УО есть такая информация.

4.       Проводить усиленный инструктаж сотрудников по соблюдению гигиены и самоизоляции в случаях выявления признаков заболевания или контакта с заболевшим.

 
Несмотря на то что управляющие организации в условиях пандемии работают в штатном режиме, руководители компаний имеют возможность позаботиться как о клиентах, предоставляя им максимум услуг дистанционно, так и о своих сотрудниках, переведя всех, для кого это технически возможно, на работу из дома. Позаботьтесь о жильцах, своих сотрудниках и будьте здоровы!