Год заканчивается, но руководителям УК и председателям ТСЖ, ЖСК предстоит еще много дел, прежде чем спокойно уйти на новогодние каникулы.

Перечень действий, которые необходимо провести в управляющей организации до окончания 2019 г. специалисты ЖКХ-Проф подготовили для Ваc.

Обязательно до окончания 2019 г. нужно сделать каждому руководителю и председателю сферы ЖКХ:    

• Штатное расписание и график отпусков на 2020 год.  

• Разработать или внести коррективы в номенклатуру дел по организации

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа в хозяйственной деятельности любой организации. Если у Вас есть уже утвержденная инструкция по делопроизводству, то утверждать и менять ее каждый год не обязательно. Но это нужно делать, когда появились нововведения, касающиеся вашей деятельности, в том числе и внутренней. А так как каждый год у нас вводятся все новые и новые изменения, соответственно, изменения в номенклатуру дела УК, ТСЖ и ЖСК должны вносить каждый год.

Если в Вашей управляющей организации отсутствует инструкция по делопроизводству, то ее нужно обязательно подготовить и утвердить на общем собрании.

Образец инструкции по делопроизводству для ТСЖ вы можете скачать по ссылке.

Номенклатуру дел нужно заново утверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре-декабре, чтобы не пришлось в спешке готовить документ в начале следующего года

Подробнее о номенклатуре дел и делопроизводстве в УО читайте в статье

• Проверить наличие  всех документов СУОТ (Система управления охраной труда), актуальность данных по СОУТ (спец.оценке условий труда) и оценке профессиональных рисков на рабочих местах.

Приказ Минтруда №438Н от 19.08.2016 г утвердил Типовое положение по СУОТ, в соответствии с которым  работодатель должен обеспечить создание и функционирование системы управления охраной труда и разработать отдельное положение о СУОТ.

Штрафа за отсутствие СУОТ:

• на должностных лиц - до 5000  рублей

• на юридических лиц о- до 80 000 рублей.

За отсутствие СОУТ и оценки проф.рисков на рабочих местах работодатель понесет такую же ответственность.

Внести изменения во внутренние локальные акты в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Напоминаем, что с 2021 года РФ переходит на электронные трудовые книжки (Законопроект № 748684-7). Уже с 2020 все работодатели должны будут сдавать в ПФР новый отчет по форме СЗВ-ТД. В нем будут указывать сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц, которые находятся с ними в трудовых отношениях. Поэтому если вы заключили хотя бы один трудовой договор, то обязаны с 2020 года сдавать новый отчет СЗВ-ТД. В него нужно включить каждое застрахованное лицо, с кем вы находитесь в трудовых отношениях.

• Внести изменения во внутренние локальные акты в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Напоминаем, что с 2021 года РФ переходит на электронные трудовые книжки (Законопроект № 748684-7). Уже с 2020 все работодатели должны будут сдавать в ПФР новый отчет по форме СЗВ-ТД. В нем будут указывать сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц, которые находятся с ними в трудовых отношениях. 

Поэтому если вы заключили хотя бы один трудовой договор, то обязаны с 2020 года сдавать новый отчет СЗВ-ТД. В него нужно включить каждое застрахованное лицо, с кем вы находитесь в трудовых отношениях

• Сверить расчеты с контрагентами и налоговой инспекцией.

До конца декабря стоит сделать сверку с контрагентами и поставщиками РСО. Законодательством не установлено, какая из сторон первая формирует документ. Акт составляют в двух экземплярах.

Если выявлены расхождения, они отражаются в документе. По результатам сверки отражается дебиторская или кредиторская задолженность сторон.

Это поможет Вам более четко понимать финансовую ситуацию, в которой ваша управляющая организация находится по итогам года. И составить платежный календарь на ближайший, если не год, то квартал точно!

Надеемся, что эти рекомендации от юристов и бухгалтеров портала ЖКХ-Проф Вам помогут.

Консультацию отдела бухгалтерского и юридического сопровождения вы можете получить по телефону +7 812 327-09-10 или по эл.почте info@gkhhelp.ru